Учет маркированных конвертов. Учет марок и конвертов Покупка денежных документов бюджетном учете
В деятельности любого учреждения часто используются такие документы, как талоны на бензин или на питание учащихся, почтовые марки и конверты с марками для отправки корреспонденции, карты экспресс-оплаты Интернета и сотовой телефонной связи и иные документы, требующие особого учета. В статье рассмотрим, в каком порядке они должны использоваться и учитываться.
Что такое денежные документы
Денежные документы - это документы, приобретенные и хранящиеся в учреждении и имеющие некоторую стоимостную оценку. Расчеты по их приобретению между сторонами уже произведены, а услуги, которые с помощью этих документов могут быть получены, еще не оказаны.Согласно п. 169 Инструкции № 157н оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины - все это денежные документы.
Денежные документы должны храниться в кассе учреждения.
В соответствии с п. 170 Инструкции № 157н прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с проставлением на них записи «фондовый».
Приходные и расходные кассовые ордера с записью «фондовый» регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, в которых фиксируются операции с денежными средствами.
В кассовой книге (ф. 0504514) учреждения учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах, на которых проставляется отметка «фондовый».
Согласно методическим указаниям по ведению кассовой книги, утвержденным Приказом Минфина РФ № 173н , итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам и по денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.
Записи в кассовую книгу должны вноситься кассиром сразу же после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру.
Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (п. 172 Инструкции № 157н ).
Отражение в бухгалтерском учете движения денежных документов
Рассмотрим на примерах, как используются различные виды денежных документов в учреждениях образования и как отражаются в бухгалтерском учете факты хозяйственной жизни, совершаемые с их помощью. Конкретных рекомендаций по учету тех или иных видов денежных документов на федеральном законодательном уровне не разработано, поэтому, по нашему мнению, порядок их использования и отражения в учете необходимо закрепить в учетной политике исходя из специфики учреждения.Талоны на питание обучающихся. Существует категория обучающихся, которым учебное заведение обязано предоставить бесплатное питание. Такое питание отпускается по талонам на питание. Талон может быть изготовлен типографским способом или отпечатан на принтере. Он должен содержать ряд обязательных реквизитов:
Индивидуальный номер;
Срок действия;
Вид питания;
Сумму (стоимость);
Печать или штамп выдавшей организации и подпись ответственного работника.
Для муниципальных учреждений в некоторых регионах созданы правила обращения отдельных видов денежных документов. Четкий порядок выдачи и учета талонов на предоставление на льготной основе питания в образовательных учреждениях разработан, например, комитетом по образованию правительства Санкт-Петербурга (Распоряжение от 08.06.2009 № 1139-р ).
Согласно этому документу образовательные учреждения снабжаются талонами единого образца. Руководитель учреждения
обеспечивает хранение бланков талонов и выдает их работнику, ответственному за организацию питания, в соответствии с количеством учащихся льготных категорий. Бланки талонов передаются по акту, форма которого разработана специально и приведена в приложении 3 к данному распоряжению. Этот работник выдает заполненные бланки талонов педагогу, выполняющему функцию классного руководителя, или мастеру производственного обучения (куратору группы). Выданные, но не использованные талоны возвращаются. Все действия с талонами должны быть зафиксированы в книге учета выдачи талонов, форма которой приведена в приложении 2 к Порядку выдачи и учета талонов , утвержденному Распоряжением № 1139-р.
При предоставлении льготного питания самим образовательным учреждением использованные по назначению талоны подсчитываются в конце каждого рабочего дня и прикладываются к кассовому отчету. Они хранятся вместе с контрольно-кассовой документацией в течение пяти лет и после окончания срока хранения уничтожаются по приказу руководителя учреждения.
При предоставлении льготного питания в учреждении образования организацией общественного питания еженедельно проводится сверка использования талонов и составляется соответству-ющий акт об их реализации по форме, которая приведена в приложении 3 к Порядку выдачи и учета талонов.
Казенное образовательное учреждение заключило договор с предприятием общепита на поставку завтраков и комплексных обедов для учащихся. Учреждение уплатило по договору 120 000 руб. На эту сумму по акту приема-передачи были получены талоны на питание. Они были оприходованы в кассу как денежные документы. Часть талонов из кассы на сумму 30 000 руб. была передана подотчетному лицу, которое выдавало эти талоны учащимся. После того как учащиеся получили питание по данным талонам, был составлен акт на сумму 30 000 руб. (приложен к авансовому отчету подотчетного лица, получившего талоны).
Согласно Приказу Минфина РФ № 171н расходы казенного учреждения на оплату услуг по организации горячего питания учащихся относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Данные операции в бухгалтерском учете учреждения будут отражены в соответствии с Инструкцией № 162н следующим образом:
По соответствующему коду синтетического учета.
Талоны на ГСМ. Рассмотрим вариант, когда учреждение обеспечивается ГСМ с использованием талонов: по договору производится оплата определенного количества бензина соответствующей марки, при этом учреждение получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.
Полученные талоны на основании товаросопроводительных документов поставщика (накладной, счета-фактуры и т. п.) приходуются в качестве денежных документов в кассу учреждения, при этом в приходном ордере целесообразно указать марку бензина, серию и номера этих талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рублях (исходя из стоимости бензина, указанного в договоре и счете на оплату).
По мере необходимости талоны на право получения топлива выдаются водителям или специально назначенному сотруднику под отчет.
Обычно для контроля заводится специальная книга учета, в которой регистрируется движение талонов.
Полученное по талонам топливо приходуется как материальный запас учреждения после сдачи авансового отчета подотчетным лицом с подтверждающими документами от АЗС, отпустившей ГСМ в обмен на талон.
Бюджетное образовательное учреждение в рамках деятельности по выполнению государственного (муниципального) задания получило от поставщика талоны на 1 000 л бензина Аи92 на сумму 28 000 руб. Номинал талона - 20 л стоимостью 560 руб. Подотчетному лицу выдано
2 талона, на которые оно произвело заправку автомобиля, после чего представило авансовый отчет.
Эти операции в бухгалтерском учете будут отражены в соответствии с Инструкцией № 174н следующим образом:
Карты экспресс-оплаты сотовой связи и Интернета. Сотрудники учреждений часто пользуются корпоративной мобильной связью или получают компенсации за использование собственных средств связи в служебных целях. Широко используется такой вид платежей за мобильную связь и Интернет, как карты экспресс-оплаты, которые приобретаются учреждением и должны быть учтены как денежные документы.Для того чтобы у проверяющих и налоговых органов не возникло вопросов о правомерности и целесообразности оплаты расходов на сотовую связь, учреждению нужно разработать соответству-
ющее положение (внутренний нормативный акт). В данном документе должен содержаться перечень должностей сотрудников, которые имеют право на получение карт оплаты сотовой связи, и условия, которые должны соблюдаться (например, сотрудникам оплачиваются только звонки, совершенные в рабочее время, или еще возможна оплата звонков, произведенных в нерабочее время (в выходные дни)). Целесообразно прописать порядок подтверждения сотрудниками своих расходов на сотовую связь (представление детализации переговоров и служебной записки сотрудника о том, какие звонки были служебными).
Автономное учреждение за счет средств от приносящей доход деятельности через подотчетное лицо приобрело 100 карт экспресс-оплаты номиналом 100 руб. на общую сумму 10 000 руб. Данные денежные документы были приняты в кассу учреждения. Заместителю директора были выданы под отчет 3 карты оплаты. Подотчетное лицо представило авансовый отчет с оправдательными документами.
Расходы на приобретение карт оплаты для мобильных телефонов в соответствии с Приказом Минфина РФ № 171н относятся на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ.
В бухгалтерском учете данные операции будут отражаться в соответствии с Инструкцией № 183н следующим образом:
Почтовые марки и конверты с марками. Несмотря на технический прогресс услуги почтовой связи по-прежнему остаются актуальными и востребованными. Организация почтовых отправлений невозможна без приобретения марок и маркированных конвертов, которые согласно Инструкции № 157н необходимо учитывать как денежные документы. Типичной ошибкой в учете является одномоментное списание приобретенных конвертов и марок. Например, как можно оправдать списание сразу 200 маркированных конвертов, если даже за месяц фактически было отправлено 20 писем? Их нужно учитывать как денежные документы и по мере необходимости выдавать под отчет ответственным за отправку корреспонденции лицам, которые должны составить авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы. Такими документами могут являться реестр отправленной корреспонденции, а в случае порчи - приложенный к отчету испорченный конверт.Принятие к учету и выдача под отчет почтовых марок и маркированных конвертов будет отражаться в учете следующим образом:
|
Казенное учреждение (Инструкция № 162н) |
Бюджетное учреждение (Инструкция № 174н) |
Автономное учреждение (Инструкция № 183н) |
|||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит |
| Поступление в кассу учреждения марок и маркированных конвертов | |||||
| 0 201 35 510 |
0 302 21 730 0 208 21 660 | 0 201 35 510 |
0 302 21 730 0 208 21 660 | 0 201 35 000 |
0 302 21 000 0 208 21 000 |
| Выдача под отчет марок и маркированных конвертов | |||||
| 0 208 21 560 | 0 201 35 610 | 0 208 21 560 | 0 201 35 610 | 0 208 21 000 | 0 201 35 000 |
Согласно трудовому законодательству размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. В образовательном учреждении оплата проездного билета может быть произведена социальному педагогу, характер работы которого связан с разъездами (посещение обучающихся по месту жительства, поездки для участия в заседаниях различных комиссий и советов профилактики и т. п.).
На основании Приказа Минфина РФ № 171н расходы учреждения на приобретение проездных билетов сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер, относятся на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ.
Казенное образовательное учреждение приобрело проездной билет на автобус стоимостью 950 руб. на сентябрь 2013 г. для социального педагога. Оплата проездного билета была произведена безналичным путем за счет бюджетных средств. Проездной билет был оприходован в кассу учреждения и выдан педагогу под отчет. В конце месяца педагог представил авансовый отчет с приложенным к нему уже использованным проездным документом.
В учете казенного учреждения эти операции должны быть отражены в соответствии с Инструкцией № 162н следующим образом:
Недостача денежных документов в кассе
Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ регламентируется Положением № 373-П . Согласно п. 1.11 данного положениямероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денежных средств определяются юридическим лицом. Значит, порядок проверки кассы и кассовых операций устанавливается локальными нормативными актами, например, положением о внутреннем финансовом контроле, учетной политикой, положением о кассовых операциях. Во время мероприятий контроля кроме полного пересчета денежной наличности в кассе производится проверка и других ценностей, хранящихся в кассе, в том числе денежных документов.
Для отражения результатов инвентаризации денежных документов, находящихся в кассе учреждения, применяется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (по ф. 0504086, утвержденной Приказом Минфина РФ № 173н).
В ходе проверки в кассе бюджетного учреждения была выявлена недостача денежных документов - 2 карт экспресс-оплаты номиналом по 100 руб. каждая, приобретенных за счет субсидии на выполнение государственного задания. Виновное в данной недостаче лицо установлено, и сумма недостачи погашена им добровольно в натуральной форме.
Учреждение должно отразить в учете возникшую ситуацию в соответствии с п. 86 , 87 , 109 , 110 Инструкции № 174н следующим образом:
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
Порядок выдачи и учета талонов на предоставление на льготной основе питания в образовательных учреждениях Санкт-Петербурга.
Приказ Минфина РФ от 21.12.2012 № 171н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов».
Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.
Практически каждое государственное (муниципальное) учреждение использует финансовые активы, в том числе денежные документы. Они имеют определенную стоимостную оценку, их надо особым образом хранить и учитывать. Как работать с денежными документами в бюджетном учреждении? Разбираемся вместе с руководителем проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет » компании СКБ Контур Юлией Вольхиной.
Что такое денежные документы
Сегодня в России отсутствует нормативное определение для понятия «денежные документы». Не разработан и единый реестр денежных документов. В нормативных правовых актах обозначены лишь основные признаки и примеры таких документов (см. инструкцию, утв. приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н ; далее — Инструкция № 157н). Принято считать, что под денежными документами в бюджетном учете понимаются объекты определенной номинальной стоимости, которые приобретены и хранятся в учреждении, но услуги по ним еще не предоставлены.
Самые известные примеры такого рода документов — это талоны на бензин или на питание, почтовые марки, конверты с марками, извещения на почтовые переводы, путевки в санатории или детские оздоровительные лагеря и проч. К данным активам относятся также карты оплаты мобильной связи, IP-телефонии междугородных, международных переговоров, доступа в интернет, авиационные и железнодорожные билеты, проездные билеты на общественный транспорт и т.п.
- акции, которые были выкуплены у акционеров;
- ценные бумаги;
- бланки строгой отчетности (см. « »);
- документы на нематериальные активы.
Как отразить денежные документы в учетной политике
Ответ на вопрос, какие именно активы будут считаться денежными документами, учреждение должно закрепить в своей учетной политике. Там же прописывается порядок их учета, хранения и списания. Все эти процедуры регламентированы несколькими инструкциями и приказами Минфина России, полный перечень которых вы видите ниже.
Основные документы, которые регламентируют работу бюджетного учреждения с денежными документами:
- Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (утв. приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н);
- Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета (утв. приказом Минфина России от 06.12.10 № 162н);
- Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений (утв. приказом Минфина России от 16.12.10 № 174н);
- Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений (утв. приказом Минфина России от 23.12.10 № 183н);
- Приказ Минфина России от 30.03.15 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению».
Мы собрали в таблицу примеры формулировок, которые можно использовать в учетной политике организации:
|
Раздел |
Что написать в учетной политике |
|---|---|
|
Организация бухгалтерского учета |
Перечень должностей работников, которые имеют право получать денежные документы и денежные средства под отчет на приобретение товаров (оплату работ, услуг), приведен в Приложении №... к настоящей Учетной политике. Выдача денежных средств и денежных документов под отчет производится согласно соответствующему Положению №… к настоящей Учетной политике |
|
Порядок проведения инвентаризации |
Для подтверждения данных бухгалтерского учета и показателей годовой бухгалтерской отчетности проводится инвентаризация имущества и финансовых обязательств:
|
|
Учет финансовых активов |
В составе денежных документов учитываются (на выбор учреждения):
Денежные документы принимаются в фондовую кассу учреждения и учитываются по фактической стоимости. |
Для каждого вида денежных документов нужно разработать отдельные локальные нормативные акты (ЛНА) — ими всегда интересуются контролирующие органы в ходе очередных и внеочередных проверок. В каждом ЛНА следует указать должности сотрудников, которые имеют право получать соответствующий вид денежного документа, а также обязательные условия и правила его использования.
Правильно составленный локальный нормативный акт должен обосновывать целесообразность применения денежных документов в бюджетном учреждении. Для этого необходимо тщательно прописать алгоритм, по которому сотрудники будут подтверждать свои расходы.
Как хранить, использовать и списывать
Поскольку учреждение уже оплатило, но еще не погасило денежные документы, они должны храниться в кассе. По фондовой кассе эти документы отражаются в случае, если:
- приобретены по безналичному расчету;
- приобретены за наличный расчет одним лицом, но расходовать их будет другое лицо;
- выдаются сотрудникам по частям, а их остаток хранится в кассе.
Обратите внимание: если подотчетное лицо приобретает денежные документы и сразу же их расходует, то они списываются по авансовому отчету и не проходят по кассе.
Чтобы зафиксировать приход денежных документов в кассу и выдачу их из кассы, нужно использовать приходные кассовые ордеры (форма 0310001) и расходные кассовые ордеры (форма 0310002). Эти формы утверждены приказом Минфина России от 30.03.15 № 52н (далее — приказ № 52н). На ордерах необходимо сделать надпись: «Фондовый», и далее зафиксировать их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Эти записи не должны пересекаться с теми, что отражают движение денежных средств.
По фондовой кассе следует завести отдельную кассовую книгу со сквозной нумерацией и пометкой «Фондовый» на каждом листе. Записи в нее вносятся после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому ордеру. Обратите внимание: строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» в этой кассовой книге остаются незаполненными.
Контроль за денежными документами в бюджетном учреждении ведется в рамках регулярных проверок кассы. По результатам ревизии составляется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086). Правила ее заполнения регламентируются приказом № 52н.
За соблюдение требований к хранению, использованию и учету денежных документов в бюджетном учреждении отвечает его руководитель. Он определяет порядок и сроки проведения контрольных мероприятий.
Тонкости аналитического учета денежных документов
Аналитический учет денежных документов разграничивается по их видам в карточке учета средств и расчетов (форма 0504051). Об этом сказано в пункте 171 Инструкции № 157н. Карточка начинается с записей остатков на начало года. Новые записи вносятся в срок не позднее, чем через день после совершения операции. Итоги по остаткам подводятся в конце каждого месяца.
Все операции с денежными документами фиксируются в журнале по прочим операциям. Основанием для каждой новой записи должны стать отчет кассира и прилагаемые к нему документы (форма 0504071). Также как и карточка учета, журнал открывается остатками на начало периода. В нем отражаются обороты за весь период и выводятся остатки.
Правила бухгалтерского учета денежных документов
Все операции по бухгалтерскому учету денежных документов и соответствующие бухгалтерские записи можно разделить на две группы:
|
Дебет |
Кредит |
|
|---|---|---|
|
Поступление денежных документов |
||
|
Поступление от поставщика в кассу |
||
|
Расходование подотчетным лицом или возврат в кассу ранее выданных в подотчет |
||
|
Выявление излишков при инвентаризации |
||
|
Выбытие денежных документов |
||
|
Выдача из кассы в подотчет |
||
|
Возврат из кассы поставщику согласно условиям договора |
||
|
Списание недостачи |
||
|
Списание на чрезвычайные расходы (хищение, порча, уничтожение) |
||
Обратите внимание: если учреждение выдает в подотчет одним и тем же работникам как денежные средства, так и денежные документы, то расчеты нужно вести на разных счетах. Например, к счету «208 00» можно добавить дополнительные аналитические коды.
Учет денежных документов в конкретных ситуациях
Рассмотрим несколько типичных ситуаций, которые могут возникнуть при работе с денежными документами в рамках финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
Пример 1. Покупка и учет проездных билетов
МКУ приобрело для своего сотрудника проездной билет на все виды транспорта за 1 500 рублей. Оплата произведена с лицевого счета учреждения, открытого в казначействе. Проездной билет выдан сотруднику в подотчет. В дальнейшем он должен представить авансовый отчет и вернуть использованный билет.
Проездные билеты действительно выдаются сотрудникам, которые занимаются разъездной работой. Таким способом работодатель возмещает связанные со служебными поездками транспортные расходы. Приобретение данного вида денежного документа осуществляется по КОСГУ 222 «Транспортные услуги».
В бухгалтерском учете такая операция будет отражена следующими проводками:
Пример 2. Недостача карт экспресс-оплаты связи
МБОУ приобрело для своей администрации 10 карт экспресс-оплаты мобильной связи номиналом 300 рублей каждая. Оплата произведена за счет деятельности, приносящей доход. Денежные документы были сразу же внесены в кассу. Четыре карты оплаты выдали директору (в дальнейшем требовалось представить авансовый отчет и оправдательные документы). По результатам инвентаризации кассы выявлена недостача двух карт. Виновный в недостаче был найден, он добровольно погасил всю сумму долга.
Карты экспресс-оплаты мобильной связи по своему статусу подпадают под понятие денежного документа. Такие карты часто используются администрациями учреждений. Карты экспресс-оплаты мобильной связи приобретаются по КОСГУ 221 «Услуги связи».
В этом случае операции в бухгалтерском учете отражаются следующим образом.
Несмотря на многообразие современных видов переписки, традиционный способ отправки почтовой корреспонденции по-прежнему актуален.
Для того чтобы бумажное письмо дошло до адресата, его надо упаковать в почтовый конверт с адресом получателя и наклеить на него марку соответствующей номинальной стоимости (в случае если марка не нанесена на конверт типографским способом).
От того маркированы почтовые конверты или нет, зависит порядок их списания с учета бюджетной организации.
Выдача и списание маркированных почтовых конвертов
Маркированные конверты представляют собой почтовые конверты с типографским нанесением почтовой марки. Право на организацию их изготовления и распространения имеет только РУП «Белпочта» <*> .
В связи с тем, что в этом случае почтовая марка от конверта неотделима, можно предположить, что бухучет маркированных конвертов следует вести на том же субсчете, на котором учитываются почтовые марки, т.е. на субсчете 132 «Денежные документы». Причем хранить их следует в кассе организации <*> .
В этом случае стоимость маркированных конвертов, использованных кассиром бюджетной организации, списывается с кредита субсчета 132 «Денежные документы» в дебет субсчетов учета расходов (затрат), производимых за счет бюджетных или внебюджетных средств.
Внимание!
Выдача почтовых маркированных конвертов из кассы оформляется расходным кассовым ордером с отметкой «фондовый» <*>
. Причем в кассовой книге данная операция не отражается.
Выдачу из кассы почтовых маркированных конвертов под отчет лицам, ответственным за отправку почтовой корреспонденции , рекомендуем отражать следующей записью:
На стоимость израсходованных подотчетными лицами почтовых конвертов субсчет 160 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции с дебетом субсчетов учета расходов (затрат), производимых за счет бюджетных или внебюджетных средств. При этом производятся следующие записи:
Внимание!
Основанием для списания стоимости почтовых конвертов с подотчета служат первичные учетные документы, которые организация может разработать и утвердить самостоятельно (например, акты об использовании денежных документов, ведомости выдачи ценностей и т.п.).
Также для учета движения почтовых маркированных конвертов бюджетная организация к субсчету 132 «Денежные документы» может открыть субсчета второго порядка:
132-1 «Денежные документы в кассе»;
132-2 «Денежные документы у подотчетных лиц».
В этом случае при выдаче и списании почтовых конвертов в бухучете будут производиться следующие проводки:
Бюджетные организации могут закрепить в учетной политике наиболее приемлемый для себя способ учета выданных под отчет почтовых маркированных конвертов <*> .
Выдача и списание немаркированных почтовых конвертов
В общем случае немаркированные почтовые конверты представляют собой плоскую прямоугольную оболочку из бумаги (или иного подобного материала), закрываемую с одной из сторон липким или самоклеящимся клапаном. На такие конверты почтовые марки наклеиваются дополнительно.
В связи с этим полагаем нецелесообразным относить немаркированные конверты к денежным документам и хранить их в кассе. Рекомендуем учитывать такие конверты в качестве канцелярских принадлежностей на субсчете 063 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности» <*> .
По общему правилу бюджетные организации вправе списывать канцелярские принадлежности в расходы (затраты) по мере их выдачи работникам на нужды организации <*> . Однако, поскольку немаркированные конверты, учитываемые на субсчете 063, используются вместе с почтовыми марками, учет которых производится на субсчете 132, рекомендуем относить стоимость конвертов на затратные субсчета не по факту их выдачи в пользование, а по мере использования. При этом в бухучете производятся записи:
Если почтовые конверты используются для хранения документов, то в этом случае выдача в пользование конвертов по ведомости выдачи материалов на нужды учреждения (иному ПУД) отражается записями <*> :
Внимание!
Использование конвертов для отправки почтовой корреспонденции отражается по подстатье расходов 1 10 06 00 «Оплата услуг связи», а для хранения в них документов — по элементу 1 10 03 05 «Прочие расходные материалы и предметы снабжения» <*>
.
Сотрудник государственного казенного учреждения, работающий в структурном подразделении в области и имеющий на подотчете марки и маркированные конверты увольняется. Возможна ли передача марок с подотчета увольняющегося на подотчет другого сотрудника, минуя фондовую кассу? Возможна ли корреспонденция Дт 208.21 - Кт208.21? Каким документом можно оформить передачу?
Ответ
Марки и маркированные конверты учитываются в составе денежных документов на счете 201.35.
Передавать друг другу подотчетные суммы сотрудники не могут, это не предусмотрено законодательством.
Сотрудник, у которого в подотчете находятся марки и маркированные конверты, должен отчитаться по израсходованным маркам и конвертам и сдать остаток в кассу по приходному кассовому ордеру (с пометкой - Фондовый). А, сотрудник, который будет получать в подотчет, пишет заявление на выдачу этих марок и маркированных конвертов, и на основании расходного кассового ордера (с пометкой - Фондовый) оформляете выдачу из кассы.
Обоснование
1. Из рекомендации Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.
Как отразить в учете поступление и выбытие денежных документов
Денежные документы храните в кассе учреждения и учитывайте на счете 201.35 «Денежные документы». К таким документам, в частности, относятся: оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в санатории, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и т. д. Об этом сказано в пункте 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Прием и выдачу денежных документов оформляйте приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием на них записи «Фондовый». Учет операций с денежными документами ведите на отдельных листах кассовой книги также с указанием на них записи «Фондовый» (ф. 0504514). При этом итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируйте по денежным средствам и по денежным документам раздельно.
Аналитический учет операций с денежными документами ведите по их видам в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).
Учет операций по счету ведите в журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.
Такой порядок установлен пунктами 170-172 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России
Как отразить в бухучете приобретение конвертов
Ответ на этот вопрос зависит от того, какие конверты приобретает учреждение - маркированные или немаркированные.
В бухучете маркированные конверты для пересылки почтовых отправлений учитывайте в составе денежных документов на счете 201.35 «Денежные документы» (п. 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Прием и выдачу маркированных конвертов оформляйте приходным кассовым ордером (ф. 0310001) и расходным кассовым ордером (ф. 0310002) с указанием на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
Совет: чтобы отчитаться об использовании маркированных конвертов, подотчетник вместе с авансовым отчетом (ф. 0504505) может подать реестр маркированных конвертов. Этот документ подтвердит, кому, по какому адресу и в связи с чем отправляется письмо.
Так как унифицированной формы документа нет, его можно составить в произвольной форме и утвердить в учетной политике учреждения.
Если учреждение приобретает немаркированные конверты, то порядок их отражения в бухучете зависит от цели приобретения.
Немаркированные конверты, приобретенные для проведения мероприятий по награждению сотрудников, учтите на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» в разрезе материально ответственных лиц и мест хранения. Конверты на данном счете учитывайте по стоимости приобретения. Об этом сказано в пунктах 345-346 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Немаркированные конверты, приобретенные для текущей деятельности учреждения (кроме конвертов, приобретенных для награждения сотрудников), отражайте в составе материальных запасов на счете 105.06 «Прочие материальные запасы» (п. 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Подробнее.
Расходы на приобретение конвертов оплачивайте по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». А в бухучете расходы нужно распределить по следующим кодам КОСГУ:
- приобретение маркированных конвертов - подстатья КОСГУ 221 «Услуги связи»;
- приобретение немаркированных конвертов для проведения мероприятий по награждению сотрудников - статья КОСГУ 290 «Прочие расходы»;
- приобретение немаркированных конвертов в остальных случаях - статья КОСГУ 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».
Такой порядок следует из разделов III и V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.
Порядок отражения в бухучете приобретения конвертов зависит от типа учреждения.
В учете казенных учреждений:
Приобретение и выдачу маркированных конвертов отразите проводками:
Дебет КРБ.1.201.35.510 Кредит КРБ.1.302.21.730
- поступили в кассу маркированные конверты (на основании приходного кассового ордера);
Дебет КРБ.1.208.21.560 Кредит КРБ.1.201.35.610
- выданы из кассы маркированные конверты для пересылки почтовых отправлений (на основании расходного кассового ордера).
Приобретение немаркированных конвертов для награждения сотрудников отразите проводкой:
Дебет КРБ.1.401.20.290 Кредит КРБ.1.302.91.730
- отражена стоимость немаркированных конвертов, приобретенных для проведения мероприятия по награждению сотрудников;
Дебет КРБ.1.302.91.830 Кредит КРБ.1.304.05.290
- оплачены немаркированные конверты, приобретенные для проведения мероприятия по награждению сотрудников;
Увеличение забалансового счета 07
- отражены за балансом конверты, приобретенные для проведения мероприятия по награждению сотрудников.
Такой порядок установлен пунктами 50, 102 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 201.35, 208.00, 302.00, 304.05, 401.20, забалансовый счет 07).
2. Из статьи
Учет расчетов с подотчетными лицами
Расчеты учреждения с подотчетными лицами отражаются на счете 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».
Он предназначен для учета расчетов по суммам денежных средства и (или) денежных документов, выдаваемых учреждением под отчет.
В учетной политике учреждение вправе устанавливать в составе рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий).
Аванс под отчет выдают по распоряжению руководителя учреждения (на основании письменного заявления получателя).
В частности, кассир вправе оформить расходный кассовый ордер на подотчетную сумму только на основании заявления от работника.
Приказ руководителя, командировочное удостоверение и другие документы для этого не подходят.
Как правило, деньги выдаются работнику из кассы, но возможен и иной вариант: суммы перечисляются на зарплатную карту работника.
Минфин России и Федеральное казначейство выпустили письмо, которым разрешили госучреждениям перечислять командировочные на зарплатные карты работников (письмо Минфина России, Федерального казначейства от 10 сентября 2013 г. № 02-03-10/37209, № 42-7.4-05/5.2-554).
Лица, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Согласно пункту 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные деньги.
То есть подотчетное лицо должно составить авансовый отчет на выданную ранее сумму и только после его принятия можно выдавать аванс на иные нужды казенного учреждения.
Что касается срока, на который могут выдаваться денежные средства подотчетному лицу, то законодательно он не установлен. В соответствии с пунктом 6.3 Указания по ведению кассовых операций в РФ учреждения выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями. Таким образом, на уровне законодательных нормативных актов какого-либо ограничения по срокам представления авансовых отчетов об израсходовании денежных средств, выданных на хозяйственные расходы, не предусмотрено. Соответствующие сроки могут быть установлены внутренним нормативным актом либо определены при принятии руководителем решения по факту конкретной выдачи денег.
Http://tinyurl.com/y4vcb2qr
Любите ли вы писать письма? Я - нет! И не потому, что мне проще позвонить или написать SMS, а все из-за мелочной возни при учете почтовых марок. Однако так уж получается, что бумажная переписка все еще актуальна. Поэтому в этой статье мы попытаемся развеять все мифы трудностей учета почтовых марок, маркированных конвертов и просто конвертов, так как и без них письма не получится. Мы опишем просто и доступно, а главное - с примерами, действия бухгалтера и приведем образцы заполнения всех необходимых бухгалтерских документов, используемых при учете почтовых марок.
Начнем с того, что определимся с понятием «почтовая марка» с точки зрения не филателиста, а бухгалтера (говоря «почтовая марка» будем подразумевать и маркированный конверт, и маркированную карточку, и почтовый блок).
Теперь давайте поэтапно разберем приобретение, расходы и списание почтовых марок.
Приобретение
Тут сразу необходимо учесть, что приобрести марки возможно только у одного поставщика, которым является ПАО «Укрпочта» (п. 2 Положения № 388 ), что, в свою очередь, облегчает задачу и делает невозможным проведение конкурентных торгов в случае, если планируется закупка марок на сумму свыше 200000 грн. В таком исключительном случае будет целесообразно провести переговорную процедуру закупки согласно Закону № 922 .
Планировать приобретение почтовых марок необходимо по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование, инвентарь» (п. 1 п.п. 2.2.1 Инструкции № 333 ).
Хранение и использование
Так как мы определились с тем, что почтовые марки являются денежными документами, то, соответственно, хранить их необходимо в кассе учреждения. В этом случае ответственным за их учет будет кассир.
Однако кассы в учреждении может и не быть. Что делать в этом случае? Тогда руководитель организации своим приказом должен назначить материально ответственное лицо за сохранность, учет и списание марок, а сами марки будут храниться в сейфе. Таким материально ответственным лицом может быть и бухгалтер, и секретарь, и инспектор отдела кадров или юрист организации.
Учет почтовых марок у лица, ответственного за их получение и выдачу, осуществляется с учетом норм Положения № 637 (ср. 025069200). Исходя из п. 3.3 этого Положения приходуют почтовые марки на основании приходного кассового ордера, а в подотчет выдают, заполняя расходный кассовый ордер. Как приходные, так и расходные кассовые ордера в обязательном порядке регистрируются в Журнале регистрации расходных и приходные кассовых ордеров , который заводится отдельно для учета почтовых марок .
Приведем примерный образец заполнения такого Журнала:
Приходные и расходные кассовые ордера заполняются на бланках типовых форм, приведенных в приложениях 2 и 3 Положения № 637 .
Подотчетное лицо, которому в течение месяца выдаются почтовые марки, ведет у себя учет этих марок в Журнале регистрации исходящих документов , а в конце отчетного периода составляет отчет об использовании почтовых марок , на основании которого комиссией по списанию товарно-материальных средств, созданной по приказу руководителя, составляется акт на списание использованных денежных документов. Именно этот акт является основанием для бухгалтера списать марки на фактические расходы. Не использованные в течение месяца почтовые марки желательно вернуть в кассу учреждения.
Форма Журнала регистрации исходящих документов приведена в приложении 6 к Правилам № 1000/5 .
Отдельно хотим уточнить, что по причине того, что марки считаются денежными документами, то отчет об использовании марок должен быть составлен с учетом требований приказа № 841 , а именно - «Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет». Однако смеем предположить, что не будет большим нарушением, если подотчетное лицо составит отчет об использовании марок в произвольной форме. Форму такого отчета можно разработать самостоятельно и утвердить в приказе об учетной политике.
Предлагаем примерный образец заполнения такого отчета.
На основании отчета об использовании товарно-материальных ценностей комиссия учреждения составляет акт на списание использованных почтовых марок. Пример его заполнения приведем ниже.
Учет марок в бухгалтерии учреждения
НП(С)БУГС 134 «Финансовые инструменты» - Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 134 «Финансовые инструменты», утвержденное приказом Минфина от 18.05.2012 г. № 568 .
Типовая корреспонденция - Типовая корреспонденция субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами распорядителей бюджетных средств и государственных целевых фондов, утвержденная приказом Минфина от 29.12.2015 г. № 1219 .
